会议管理制度(完整版会议管理制度)

  会议管理制度(完整版会议管理制度)会议管理制度

  1.0 目的

  为规范XX集团(以下简称”公司”)会议管理,提高会议质量,提高会议效率,降低会议成本,特制定本制度。

  2.0 范围

  本制度适用于公司总部各类会议的管理。

  3.0 职责

  3.1行政人事部:负责公司总部会议的统筹协调。

  3.2监察部:负责本制度执行情况的监督。

  4.0 会议管理制度

  4.1会议分类

  4.1.1会议分为以下四种:

  4.1.1.1常务会:每月1日按时召开(如遇节假日,由行政人事部根据实际情况另行拟定召开日期,报总经理批准后执行)。常务会主要对各部门、各分支机构上月发生的主要事件进行总结和分析,布置下月工作目标和阐述工作重点。常务会由总经理或其授权人主持,与会人员为公司董事会全体成员、公司总部总经办全体成员、公司总部各部门和各分支机构正/副职管理者(外地单位的参会人员由会议主持人根据需要另行确定)。

  4.1.1.2临时性会议:临时性会议根据业务的实际情况或重大问题,临时组织召开。临时会议主要解决即时面临的一切临时发生的重大问题。临时性会议由业务涉及部门组织召开,与会人员范围由组织者根据实际需要确定。

  4.1.1.3全体员工大会:每年1至2月召开(根据工作实际确定),员工大会主要总结上一年度工作、部署本年度工作重点、表彰先进。全体员工大会由公司总经理主持,公司行政人事部负责统筹安排。与会人员为公司全体员工(因工作需要,必须留守值班的除外)。

  4.1.1.4各分支机构周、月例会:各分支机构必须每周、每月分别组织召开一次例会(具体时间由其负责人确定),周、月例会主要针对本周、月的主要目标任务及业务活动说明沟通,处理临时事件,追踪工作进度,强调下周、月工作重点,促进和加强内部的配合与协作。分支机构例会由各公支机构负责人或其授权人主持,周例会与会人员为各分支机构科长级以上管理人员;月例会与会人员为各分支机构所有具管理性质的员工。分支机构的会议记录,由分支机构综合科或办公室在会议召开后的第三天,将经会议主持人签名审核的会议记录上传OA系统。4.2会议组织

  4.2.1常务会、全体员工大会由公司行政人事部按本制度负责通知与会人员,及组织做好相关会务工作。行政人事部在发布会议通知时,应将会议的时间、地点、主题、相关与会人员及资料等交待详尽。

  4.2.2临时性会议由业务涉及部门负责按4.2.1条的要求组织召开。

  4.2.3各分支机构例会,由其综合科或办公室按本制度负责通知相关部门的与会人员,组织做好相关会务工作。在发布会议通知时,应将会议的时间、地点、主题、相关与会人员及资料等交待详尽。

  4.3会议安排

  4.3.1正常性的会议一律纳入例会制,原则上要按例行规定的时间、地点、内容组织召开。公司总部例会主要包括:常务会、全体员工大会等。

  4.3.2各级别会议须服从公司行政人事部统一安排,应坚持小会服从整体的原则。

  4.4会议准备

  4.4.1会议主持人、召集部门和与会人员都应分别做好有关会议准备工作,准备要点包括:会议主持人及与会人员准备:提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案。组织、统筹部门准备:拟好会议议程、落实会场、备好座位、通知与会人员等。

  4.5与会人员应遵守的规定

  4.5.1应准时到会,并在《会议签到表》上签到(部门会议由部门负责人决定是否需要签到)。

  4.5.2会议发言应言简意赅,紧扣议题。

  4.5.3遵循会议主持人对议程控制的要求。

  4.5.4属工作部署性质的会议,原则上不在会上进行讨论性发言。

  4.5.5为提高工作效率,保证工作部署的正常进行,同时体现对大多数人的尊重,例会及其它一些重要会议要求所有与会人员将手机调至振动档;原则上不允许接听电话,如确因紧急事情处理需接听,须放轻脚步离开会场接听。

  4.3.6如遇其他临时召开的紧急会议,与会人员除事先请假外(向会议主持人及组织者)必须准时参加,并认真做好会议记录。

  4.3.7他人发言时,要注意聆听,不得在下面小声讨论或玩手机,防止语言、表情作出不礼貌表现。

  4.3.8如有违反上述会议要求者,在当月工资中扣除50元/次。

  4.6会议记录、纪要与会议跟进4.6.1各类会议原则上应设专人负责记录,会议记录员的设置应遵守以下规定:

  4.6.1.1总经理以上领导主持的会议原则由行政人事部指定专人负责记录工作(会议主持人另有指定除外)

  4.6.1.2其它会议记录遵照”谁组织,谁记录”的原则。如有必要,会议主持人可临时指定记录人。

  4.6.2会议记录人员应遵守以下规定:

  4.6.2.1全程做好会议的原始记录,根据需要整理会议纪要(必要时可进行会议录音)。

  4.6.2.2会议记录应尽量采用实录风格,确保原始记录的准确性。

  4.6.2.3对会议已议决事项,应在原始记录中括号注明”议决”字样,并整理会议纪要。

  4.6.2.4会议纪要应于会议次日呈报会议主持人审核上传OA。

  4.6.3下列情况应整理会议纪要:

  4.6.3.1须会后对会议精神贯彻落实和进行跟进的会议。

  4.7.3.2其他主持人要求整理会议纪要的会议。

  4.7其它

  4.7.1会议纪要发放或传阅范围由主持人确定,跨部门会议纪要须报行政人事部行政专员一份存档备查。

  4.7.2会议决议、决策事项须会后跟进落实的遵照”谁主管,谁跟进”的原则。并及时反馈跟进情况。会议主持人另有安排指定的,按主持人指定的执行。

  4.7.3总经理以上领导主持的会议,会后跟进工作原则上由监察部负责落实(会议主持人另有指定的除外)。

  4.7.4会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。

  5.0 会议流程

  5.1常务会:与会人员必须于当月最后一天上午10点以前会将《月工作计划与总结表》上传至OA。

  5.2全体员工大会由行政人事部至少提前七天通知与会人员,并按相关要求做好会议的组织工作。

  5.3常务会会议程序。

  5.3.1行政人事部清点到会人数。

  5.3.2会议主持人宣布会议开始。

  5.3.3依次为各分支机构、行政人事部、营销部、工程部、财务部、监察部对照上月的工作计划,对上月未完成工作及工作中的各种问题进行汇报。

  5.5.4待各部门、分支机构负责人均发言完毕后,由分管领导、会议主持人分别对各部门的工作总结进行点评,并部署下月主要工作任务。

  5.5.5与会人员进行横向沟通和讨论;原则上未在工作计划和总结表的横向沟通栏注明的事项,不得进行横向沟通,会议主持人另有要求的除外。

  5.5.6会议结束后,三天内将会议记录上传至OA系统。

  6.0其它

  6.1本制度最终解释权归公司行政人事部。

  6.2本制度自2015年8月1日起试行二个月,试行结束后如无修订版颁布,则自动形成正式版。

  6.3自本制度试行之日起,公司与《会议制度》相关的原有管理条款自动失效。

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